关于启用办公自动化系统的通知

各院（系）、部（处）、直属单位：
      为了进一步适应现代化大学管理要求，提高办公效率，增强部门间协作和资源共享，节约运行成本，提升管理水平，加快建设世界一流大学的步伐，经学校2011年第5次校长办公会研究决定，自2011年5月16日起在全校范围内全面启用办公自动化系统（以下简称OA系统）。现将有关事宜通知如下：
一、系统使用对象
    OA系统的使用对象为全校教职工。
二、系统使用方法
   （一）登陆网址：从学校网站首页右下角“办公系统”进入。
   （二）登陆帐号：每位教职工的初始用户名和密码由网络与信息中心设定，请各单位指派一名OA信息管理员统一向网络与信息中心申请。用户名和密码的申请工作务必于2011年5月13日前完成，学校不受理个人申请。用户进入系统后请及时修改密码，并妥善保管用户名和密码，不得随意将用户名和密码告知他人。
   （三）操作方法：详细操作方法可在OA系统内下载《哈尔滨工业大学办公自动化系统用户手册》，进一步了解系统的具体操作方法。
三、工作要求
   （一）自2011年5月16日起，OA系统在全校范围内正式运行，届时学校公文处理（非涉密文件），包括各类通知、公告、请示、报告、信息传阅、文件会签、日程管理、会议申请、部门间业务往来、资料归档、常委会及校长办公会议题的报送等有关办公事项将全部通过OA系统处理，学校原则上不再受理和下发任何形式的纸质文件、材料、通知，请各位用户及时登录OA系统查阅并处理与本单位及本人相关的工作信息。
   （二）在OA系统的运行初期，即传统办公方式向自动化办公方式过渡期间内（两周以内），OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转，但鼓励以OA系统办公为主。
   （三）各单位应充分利用OA系统开展各项日常办公工作，各单位主要负责人必须高度重视这项工作，以身作则，带头运用OA系统办公，并坚持使用、持之以恒。对于系统运行初期可能出现的工作量增大或一时的不适应，要保持耐心，切忌出现急躁、抵触情绪；要严格要求本单位工作人员使用OA系统，积极参加学校组织的系统操作培训，组织好本单位教职工的内部培训，努力做到尽快适应新的办公方式，尽快缩短过渡期。
   （四）各单位负责人和各单位指定的OA信息管理员要在上班时间内经常性登陆网上办公系统，每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次，及时查看“待办事宜”，及时处理相关文件和信息，确保政令（信息）畅通。其他人员也必须经常登录OA系统，处理属于自己的待办事项。单位负责人、OA信息管理员及其他人员出差或请假外出期间，须指定授权的代办人代办相关工作事宜。对未及时上网查收公文、贻误工作的要追究单位负责人及有关人员责任。
   （五）根据保密工作有关规定和“涉密不上网，上网不涉密”的要求，不得在OA系统上处理任何涉密文件。
   （六）为确保各单位实时收到文件、通知，OA系统内设手机短信通知功能，每位用户人初次登陆后必须在OA系统的用户设置中添加个人手机号，手机应保持畅通，随时接收OA短信提示。如手机号码发生变更，要及时更新。
   （七）在特殊情况下，各单位可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办公，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。
四、系统管理与技术保障
       OA系统运行的组织与管理工作由学校办公室负责，技术保障工作由网络与信息中心负责。各单位在使用OA系统办公过程中，应及时发现问题和不足，及时向学校办公室和信息网络中心反馈意见和建议，从而促进办公自动化系统的不断完善。有关人员联系方式如下：
     （一）OA系统运行的组织与管理工作：
              董继文（负责OA系统的总体协调、常委会及校长办公会议题报送，86418150，13313659955）
              刘  勇（负责学校公文流转，86414131，13504511828）
              郭  金（负责协调解决OA系统使用中的意见和建议，86418310，13766875005）
    （二）系统运行、技术支持：
             王宇航（网络与信息中心，86413483，13936168575）
             卢  波（网络与信息中心，86413483，13895732910）

特此通知。

                                                         二�一一年五月五日
主题词：办公自动化  启用  通知
哈尔滨工业大学学校办公室     2011年5月5日印发